Cuando una agencia de diseño o marketing decide externalizar la producción web, surge la gran pregunta: ¿por dónde empiezo? No todas las tareas son igual de fáciles o recomendables para delegar desde el principio. Hacerlo de manera estratégica te permite ir ganando confianza, controlar la calidad y maximizar el beneficio sin arriesgar tu reputación.
En esta entrada te explicamos cuáles son las tareas web que vale la pena externalizar primero para ganar tiempo y calidad, y cuáles es mejor mantener dentro del equipo al menos en las primeras fases.
🧐 ¿Por qué no delegar todo de golpe?
Externalizar es una gran oportunidad para escalar, pero también implica riesgos:
- Pierdes cierto control directo sobre el producto final
- La comunicación puede volverse más compleja
- Los errores se pueden amplificar si no hay un proceso claro
- No todos los colaboradores entienden tu estilo o cultura de inmediato
Por eso la mejor forma de empezar a externalizar es con un plan escalonado y con prioridades claras.
✅ Las tareas web que deberías externalizar primero
1. Montaje y maquetación de sitios web
Este suele ser el primer paso natural para delegar. Montar un sitio en WordPress, Webflow o similar siguiendo un diseño que tú o tu cliente hayan aprobado es una tarea repetible y con mucho margen para documentar procesos.
¿Por qué es ideal externalizar esto primero?
- Hay menor riesgo creativo: el diseño ya está aprobado, solo se trata de transformar ese diseño en código o en CMS.
- Se pueden usar checklists claras para asegurar calidad (responsive, SEO básico, velocidad).
- Libera mucho tiempo técnico a tu equipo para que pueda centrarse en diseño, estrategia o atención al cliente.
2. Desarrollo de funciones básicas y plugins
Si tus webs necesitan funcionalidades estándar (formularios, sliders, integración con CRM, tiendas online básicas), estas tareas también pueden externalizarse sin gran riesgo.
El desarrollo de funcionalidades a medida más complejas puede esperar un poco, hasta tener una confianza sólida con el proveedor.
3. Optimización técnica y SEO básico
Muchas veces se subestima la importancia de optimizar imágenes, configurar plugins SEO, hacer limpieza de código o implementar caches para mejorar la velocidad. Estas tareas, aunque técnicas, se pueden delegar fácilmente y añaden un gran valor.
Externalizarlas ayuda a entregar proyectos con una calidad técnica superior sin sobrecargar tu equipo.
⚠️ Tareas que es mejor mantener dentro al principio
1. Diseño gráfico y creativo
Aunque algunos estudios externalizan diseño, es común que quieras mantener este aspecto dentro porque está muy ligado a tu identidad visual, estilo y calidad creativa.
Además, el diseño suele requerir mucha interacción directa con el cliente para ajustar estilos y revisar.
2. Estrategia y dirección del proyecto
La comunicación con el cliente, la gestión de expectativas, la definición del alcance y la toma de decisiones clave son responsabilidades que tu agencia debe conservar para no perder el control.
Esto incluye:
- Briefing inicial
- Revisiones conceptuales
- Entrega y formación al cliente
3. Contenido y copywriting
Aunque es posible externalizar el copy, muchas agencias prefieren controlar el tono, estilo y mensaje de marca internamente, al menos hasta que el proveedor tenga un buen conocimiento del negocio.
🧩 Cómo hacer la transición sin problemas
Para que externalizar las primeras tareas sea un éxito, te recomendamos:
1. Documentar todo
Crea guías, checklist, plantillas y procesos claros. Esto no solo te ahorra tiempo a largo plazo, sino que también reduce errores.
2. Empieza con proyectos pequeños o internos
Prueba a externalizar tareas de webs pequeñas o proyectos propios para ajustar procesos y ganar confianza antes de ofrecerlo a clientes.
3. Define puntos de control y revisiones
Decide en qué fases tu equipo revisará y validará el trabajo entregado para garantizar la calidad antes de la entrega final.
4. Comunicación fluida y constante
Usa herramientas como Slack, Trello, Notion o email para mantener un feedback ágil y claro. Graba videos explicativos si hace falta.
💡 Caso real: cómo una agencia creció externalizando por fases
Una agencia en Madrid que conocimos comenzó delegando solo la maquetación y puesta en WordPress de las webs. Al principio revisaban muy de cerca cada entrega.
Con el tiempo, sumaron optimización SEO básica y pequeños desarrollos funcionales. Después de 6 meses, su equipo técnico pudo concentrarse en proyectos más estratégicos y creativos, y aumentaron su capacidad sin aumentar plantilla.
🔑 Conclusión: externaliza lo repetible, mantén lo estratégico
Para dar el salto a externalizar con éxito, empieza por delegar aquellas tareas que son repetitivas, estandarizables y que menos impacto creativo o estratégico tienen:
- Maquetación y montaje web
- Desarrollo funcional básico
- Optimización técnica y SEO básico
Mantén dentro las áreas que requieren un conocimiento profundo de tu marca, comunicación con el cliente o creatividad. Así ganarás tiempo, capacidad y calidad sin perder control ni identidad.
¿Quieres que te ayudemos a diseñar el plan perfecto para externalizar las tareas web de tu agencia?
Contáctanos y hablemos de tu caso
